O desafio da gestão de projetos em um ambiente remoto e o modelo ágil da Harena Tech

Gerenciar projetos em um ambiente remoto e dinâmico não é uma tarefa simples, especialmente quando você lidera uma empresa como a Harena Tech, que atua em vários projetos ao mesmo tempo, transformando ideias em soluções de mercado. A dispersão da equipe, a complexidade dos projetos e a necessidade de evoluir continuamente nossos colaboradores me fizeram perceber que nós precisávamos dar um passo em direção ao nosso modelo ágil próprio.

Com isso em mente, adaptei metodologias para desenvolver um modelo ágil que se adequace ao nosso cenário e reunisse práticas consagradas, adaptadas às particularidades da nossa operação. O objetivo foi claro: criar um sistema que trouxesse visibilidade, organização e eficiência, tanto para os projetos quanto para as pessoas.

Desde a implementação, os resultados têm sido transformadores. Hoje, consigo gerenciar a maioria dos nossos projetos simultaneamente com maior controle e transparência, reduzindo problemas, retrabalhos e criando um ambiente de aprendizado acelerado.

Neste artigo, compartilho o modelo ágil que criei para nossa empresa, explorando como ele combina metodologias como Kanban contínuo, critérios de aceitação, o método MSCW e uma tabela de responsabilidades, garantindo entregas claras e aprendizado constante para a equipe.

Nosso principal problema:

A Harena Tech , como startup, tinha uma baixa quantidade de demandas no início. Porém, ao iniciar nossa escalada, nos deparamos com um problema crescente de gestão dos projetos. Com a jornada de crescimento, tivemos que lidar com o peso de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo e saber que mais estavam a caminho. Essa realidade tornou evidente a necessidade de um sistema mais eficiente e adaptável.

Ao aplicar metodologias isoladamente, como o Scrum, não conseguimos suprir todas as lacunas necessárias. No Scrum, por exemplo, há uma forte ênfase em manter a equipe alinhada por meio de encontros regulares, como dailys. Contudo, devido à dispersão geográfica da nossa equipe, isso se mostrou inviável. Desde desenvolvedores na Tailândia à designers que acumulam outros trabalhos, os nossos encontros sícronos foram se tornando cada vez mais difíceis de organizar.

Outro problema gerado por essa dispersão e falta de clareza das atividades, foi a dificuldade em manter a equipe ciente de suas funções e prioridades nos projetos. Tentamos resolver isso com a atribuição de atividades específicas, mas a comunicação ainda era insatisfatória. Essa limitação nos levou a repensar nossa estratégia. Percebemos que contar com uma pessoa responsável por gerenciar os projetos ativamente e disseminar a cultura da empresa seria mais eficaz do que monitorar cada colaborador individualmente para identificar e resolver suas dificuldades.

Após um período de análise e aprendizado, chegamos ao modelo atual, que me permite gerenciar 7 dos nossos 9 projetos atuais com clareza e confiança. Essa estrutura nos ajudou a alinhar expectativas com nossos clientes, manter o foco da equipe e alcançar entregas consistentes.

Vamos entender as ferramentas:

1. Kanban contínuo: Clareza e fluxo em tempo real

Para trazer mais visibilidade e reduzir a necessidade de reuniões diárias, escolhi o Kanban contínuo como uma das bases do nosso modelo. Inspirado no sistema de produção da Toyota, o Kanban oferece uma visão clara do trabalho em andamento, permitindo priorização e organização em tempo real.

Podemos utilziar ferramentas como Trello e Jira, que tornam o Kanban fácil de configurar e intuitivo para toda a equipe. Sua flexibilidade é um dos grandes pontos fortes: conseguimos adaptar rapidamente o fluxo conforme as prioridades mudam. Além disso, a simplicidade do Kanban é uma vantagem significativa, permitindo que mesmo equipes menos experientes na metodologia ágil consigam utilizá-lo sem dificuldades.

Por outro lado, a ausência de comunicação síncrona dentro do Kanban pode ser um desafio, especialmente em projetos onde o tempo é um fator crítico. Muitas vezes, alinhar a equipe para ter a cultura de atualização do board pode ser um grande desafio para os gestores, principalmente para aqueles que não possuem métricas de produção dos colaboradores.

No fim, cabe ao gestor lidar com essa organização relacionada a prazos e priorização no seu board. Fique atento e mantenha as atividades sempre atualizadas, trazendo a cultura também para seus colaboradoes, deixando, no fim, a equipe alinhada apenas com a visualização do KanBan.

Informações acima foram retiradas do e-book: O método Kanban do Sebrae. Acesse o link caso queira se aprofundar na metodologia.

2. Requisitos e critérios de aceitação: Alinhamento com o cliente

Um dos maiores desafios em projetos ágeis é evitar retrabalhos devido a expectativas desalinhadas. Para resolver isso, implementamos uma tabela de requisitos e critérios de aceitação logo no início de cada projeto.

Por exemplo, ao desenvolver um aplicativo educacional no qual incluímos um módulo de login, definimos critérios como validação de campos obrigatórios, tempo de resposta para o usuário e compatibilidade com navegadores específicos. Essa abordagem garantiu entregas consistentes, mesmo em projetos com demandas complexas.

Embora a elaboração dessa tabela exija maior esforço inicial, o impacto foi positivo para nossos clientes e equipe, reduzindo drasticamente os retrabalhos e otimizando o uso de recursos.

3. Método MSCW: Priorizando o que importa (MoSCoW)

Quando lidamos com múltiplos projetos simultaneamente, a priorização se torna uma peça-chave para garantir entregas eficazes e dentro do prazo. Foi por isso que introduzimos o método MSCW (Must-Have, Should-Have, Could-Have e Will-Not-Have), uma abordagem simples e poderosa para definir o que realmente importa em cada projeto.

Ao implementar o MSCW, percebemos que a clareza na priorização não apenas aliviou a carga de nossa equipe, mas também alinhou expectativas com os clientes. Em um dos nossos projetos de chatbot, por exemplo, as funcionalidades de integração com APIs e suporte a múltiplos idiomas foram definidas como "Must-Have", enquanto uma interface gráfica personalizada foi marcada como "Could-Have". Essa decisão ajudou a focar recursos no que realmente era essencial para o sucesso inicial do produto.

O Sebrae também disponibiliza o e-book: O Método MoSCoW para definição de prioridades.

4. Matriz de responsabilidades: Delegação clara e eficiente

Uma entrega bem-sucedida depende de papéis bem definidos e de uma comunicação eficiente entre os membros da equipe. Pensando nisso, incluímos em nosso modelo a tabela de responsabilidades, baseada no princípio RACI (Responsável, Consultado, Informado e Aprovador).

A tabela de responsabilidades se mostrou extremamente eficaz para evitar sobreposições de funções e reduzir gargalos durante o desenvolvimento. Além disso, ao designar papéis diferentes para cada colaborador ao longo dos projetos, conseguimos ampliar a experiência prática da equipe, oferecendo a eles uma curva de aprendizado acelerada.

Colaboradores que possuem habilidades técnicas e uma boa comunicação são excelentes para ocupar o título de "Responsável", afinal, ele será a voz principal entre a produção e a gerência. Líderes técnicos, por sua vez, são ótimos para atuar como "Consultado" e "Aprovador" a depender da fase do projeto. O "Informado" é aquele que deve entender e viabilizar o projeto, normalmente é o Gerente de Projetos. Leve sempre em conta que esses cargos são importantes e devem ser assumidos por pessoas que buscam evoluir na carreira.

Por exemplo, ao criar um módulo de testes para um aplicativo, atribuímos papéis específicos: o líder da equipe de QA como "Responsável", um engenheiro de software como "Consultado", e um stakeholder como "Aprovador". Essa clareza eliminou dúvidas sobre o papel de cada pessoa e acelerou o processo de revisão.

O artigo Matriz de responsabilidade: o que é e por que usar em seus projetos? disponibilizado no blog da Zendesk explica mais sobre a metodologia, caso queira entender mais sobre o assunto.

Adaptando-se ao crescimento e à inovação

Na minha jornada como Project Manager na Harena Tech, aprendi que os maiores desafios são também oportunidades de aprendizado. Ao criar esse modelo ágil, conseguimos transformar problemas de gestão em resultados concretos: maior eficiência, entregas de qualidade e uma equipe mais engajada.

Convido você, gestor, líder ou entusiasta ao gerenciamento, a refletir sobre os desafios que enfrenta no dia a dia. Sei que é algo que custa tempo, mas será que as ferramentas e processos atuais estão realmente alinhados com os objetivos da sua empresa e com a estrutura da sua equipe? Adaptar e personalizar metodologias pode ser o diferencial entre um sistema que trava sua equipe e um modelo que impulsiona sua evolução.